Презентация мероприятия: концепция, смета, отчёт

У события не одна презентация, а три, и живут они на разных стадиях. Концепция для согласования — 8–12 слайдов: идея, аудитория, формат, вилка бюджета. Рабочий документ — площадка, тайминг по минутам, схема зала, смета, подрядчики. Отчёт заказчику — факт по числам и фотографии с площадки.

Путаница между этими тремя файлами стоит дороже любой ошибки оформления. Концепцию со сметой на сорок строк не согласуют: тот, кто платит, тонет в позициях раньше, чем успевает понять, какое событие ему предлагают. Отчёт из одних процентов заказчик читает с недоверием: доходимость и охваты без кадров зала проверить нечем.

Три стадии — три разные деки

Деки отличаются адресатом, и от адресата считается объём. Концепцию смотрит человек, который решает за пятнадцать минут. Рабочий документ читают десятеро по частям: кейтеринг открывает свой разворот, звукорежиссёр — свой, и целиком его не читает никто.

Один файл на все случаи растёт из концепции: в неё дописывают контакты подрядчиков, потом расстановку столов, потом акты. К неделе события в нём шестьдесят слайдов, и нужный разворот при заказчике ищут прокруткой.

Концепция: идея, аудитория, формат

Первый слайд отвечает на вопрос «что это за событие» строкой, которая звучит как обещание гостю. «Конференция для партнёров» обещанием не является — это категория. «Один день, тридцать дилеров и живая сборка станка в центре зала» даёт картинку, и дальше разговор идёт про неё.

Пять величин ставят на обложку и больше нигде не повторяют: название, дата, место, длительность, число гостей. По ним заказчик сверяет масштаб раньше, чем доходит до идеи.

Дальше идут разворот аудитории, разворот формата и сценарий крупными блоками:

• Кто придёт. Число и состав: 120 человек, из них 70 дилеров, 30 сотрудников, 20 пресса. Портрет важнее общего слова «гости»: от него зависят и время начала, и меню, и длина официальной части.
• Как гости попадут внутрь. Приглашения именные, регистрация открытая, вход по спискам. Здесь же — ожидаемая доходимость: от регистрации на бесплатное городское событие доходит половина, на корпоративное с именным приглашением — восемь-девять человек из десяти.
• Формат. Конференция, награждение, открытие, выездной день, юбилей. Слово задаёт жанр остальному: у награждения есть сцена и сценарий, у нетворкинга — зоны и фуршет.
• Сценарий блоками. Четыре-шесть блоков с длительностью: сбор 40 минут, официальная часть 50, демонстрация 30, фуршет 90. Поминутный тайминг на этой стадии только мешает — его всё равно перепишут после выбора площадки.
• Референсы. Две-три фотографии похожих событий с подписью, что именно взято: свет, рассадка, стиль печати. Референс без подписи читается как обещание сделать точно так же.

Вилка бюджета стоит в концепции одной строкой: «от 1,8 до 2,6 млн, к верхней границе двигают кейтеринг на 150 человек и звёздный ведущий». Концепция без денег возвращается с вопросом про деньги, и неделя уходит впустую.

Площадка, тайминг, схема зала

Рабочий документ собирают после того, как площадка выбрана. Его центр — тайминг, и в нём пять столбцов: время, блок, кто ведёт, что должно быть готово к этой минуте, чья ответственность. Столбец готовности отличает тайминг от программы: «11:40 — выход директора» само по себе не требует ничего, а «микрофон-петличка надет и проверен, презентация открыта на слайде 1, Захаров» требует человека и запаса в десять минут.

Монтаж и демонтаж входят в тот же документ отдельными строками. Площадка сдаёт зал в конкретный час: если доступ с 8:00, а звуку нужно четыре часа, событие в 11:00 не начнётся, и выясняют это на бумаге.

Схема зала нужна ровно одна, зато настоящая: план с масштабом, расстановкой, входом, гардеробом, сценой, экраном и розетками. Рассадка определяет вместимость сильнее площади.

Числа даны за вычетом сцены, проходов и зоны регистрации — их площадка в свою цифру вместимости обычно не закладывает. Разница между театром и круглыми столами почти двукратная, поэтому «зал на 200 человек» без указания рассадки не гарантирует ничего.

Технический райдер живёт на отдельном развороте: разрешение экрана, число микрофонов и каких, высота сцены, интернет для трансляции, сколько киловатт даёт площадка. Последний пункт вспоминают, когда одновременно включают свет, кофемашины и станок.

Смета: укрупнение и резерв

Смета для согласования — шесть-восемь укрупнённых строк с долями от суммы. Выгрузка на сто позиций живёт в таблице и открывается по вопросу: на слайде читатель видит стоимость стяжек и перестаёт видеть стоимость события.

Полезнее долей оказывается второй столбец — что в строке считается фиксом, а что умножается на число гостей. Когда заказчик за неделю до события добавляет тридцать человек, пересчитывается только вторая половина сметы, и разговор занимает десять минут вместо новой сметы целиком.

Резерв защищают отдельно, потому что его вычёркивают первым. Аргумент простой: на прошлом событии из резерва ушли доплата грузчикам за перенос монтажа и ночная печать бейджей — позиции, которые в смету не попадают никогда, а случаются почти всегда.

График платежей идёт строкой под сметой. Площадка и артисты берут аванс за месяц, техника просит оплату в день монтажа, кейтеринг выставляет счёт по факту через неделю после события — а у заказчика свой календарь согласований, и незапланированный счёт проходит его на три недели дольше обещанного.

Организаторы, которые продают организацию событий как услугу, ту же смету используют дважды — во внутреннем расчёте и в предложении клиенту. Второй документ строится по правилам, по которым продают услугу: в нём видны этапы, зоны ответственности и то, что требуется от заказчика.

Отчёт заказчику: числа и фотографии

Отчёт уходит в течение недели после события, пока впечатление ещё свежее, и состоит из двух половин. Первая — числа, и первым идёт план с фактом: сколько зарегистрировалось, сколько пришло, какая доходимость, сколько стоил один гость, бюджет план-факт с объяснением каждого отклонения больше пяти процентов. Общий порядок такого слайда описан в разборе итогов месяца и года, и для события он работает без поправок.

Следом — числа, которых у события больше, чем кажется: доля досидевших до конца, собранные контакты, средняя оценка по анкетам, публикации и их охваты, трафик на лендинг за неделю. Пять-шесть показателей на слайде достаточно, остальные лежат в приложении.

Вторая половина — фотографии, и без них отчёт возвращают. Двенадцать-двадцать кадров в деке, полный архив ссылкой, и каждый кадр отвечает за свой факт:

• полный зал в разгар официальной части — доказательство посещаемости, снятое из задних рядов через головы;
• сцена с брендингом и логотипами — то, за чем платили спонсоры;
• гости в кадре крупно: лица и разговор у стойки регистрации, снятые с уровня глаз;
• деталь оформления, которую согласовывали дольше всего;
• общий план площадки до прихода гостей — им хорошо открывать разворот.

Кадры подписывают: время, что происходит, кто на фото, если это первые лица. Подбор, обрезку и размещение снимков на слайде проще делать по общим правилам работы с фотографиями, чем изобретать сетку под каждый отчёт.

Съёмку заказывают заранее, а задание фотографу пишут списком обязательных кадров из перечня выше. Иначе в архиве окажется триста снимков спикеров и ни одного полного зала.

Спонсорский пакет, если он нужен

Спонсорская дека продаёт доступ к аудитории и потому с аудитории начинается. Число гостей, состав, должности, компании, охват публикаций: спонсор считает стоимость контакта и сравнивает её с другими каналами.

Уровни описывают таблицей или тремя блоками, но правило одно: каждый пункт измерим. «Упоминание в информационных материалах» пунктом не считается, потому что нарушить его невозможно. Считаются: логотип на сцене размером не меньше указанного, стойка 2×2 метра в зоне регистрации, три минуты со сцены в первом отделении, вкладыш в раздаточный пакет, два поста с отметкой аккаунта, список зарегистрировавшихся с согласиями на передачу контактов.

Последний пункт проверяют юридически до того, как записывают в пакет: контакты гостей передают только при явном согласии, собранном на регистрации, и формулировку согласия готовят заранее.

Цену уровня называют прямо, там же — что она включает и до какой даты действует. Дека без цены превращается в приглашение к переговорам, а у спонсора обычно уже есть бюджетная строка, и он ищет, помещается ли предложение в неё.

Через год концепцию не откроет никто, тайминг с разметкой монтажа устареет назавтра после демонтажа. Останется один отчёт — и он переживает событие в неожиданной роли: следующему заказчику показывают именно его, потому что дека с реальными числами, фотографиями полного зала и подписью «событие принято» убеждает сильнее любого портфолио с идеями.

Ни одну из трёх дек необязательно верстать с нуля. Сценарий или текст отчёта Slidix разложит по слайдам с заголовками, оформлением и подобранной фотографией к каждому. Дальше дека правится в браузере: текст меняется прямо на слайде, свои кадры с площадки загружаются к нужным из них, готовое уходит в PPTX или PDF.

Вопросы

Сколько слайдов нужно в презентации мероприятия

Зависит от стадии. Концепция для согласования — 8–12 слайдов, рабочий документ с таймингом и подрядчиками — 20–35, смета — 3–5, отчёт после события — 10–14. Один файл на все стадии к неделе события разрастается до шестидесяти слайдов и перестаёт быть рабочим.

Что входит в концепцию мероприятия

Идея одной фразой, пять величин на обложке (название, дата, место, длительность, число гостей), состав аудитории, формат, сценарий четырьмя-шестью блоками с длительностью, два-три референса с подписью и вилка бюджета.

Как показать смету мероприятия заказчику

Шестью-восемью укрупнёнными строками с долей от суммы и пометкой, что считается фиксом, а что на одного гостя. Резерв 10% отдельной строкой, под сметой — график платежей: кто берёт аванс, кто выставляет счёт по факту.

Что должно быть в отчёте по мероприятию

Регистрации и доходимость, стоимость одного гостя, бюджет план-факт с объяснением отклонений, оценки участников, охваты публикаций — и двенадцать-двадцать подписанных фотографий: полный зал, сцена с брендингом, гости крупно, детали оформления.

Как составить спонсорский пакет

Начать с аудитории в числах, дальше уровни, где каждый пункт измерим: размер логотипа, площадь стойки, минуты со сцены, число публикаций. Цена уровня и срок её действия — на том же слайде. Передачу контактов гостей включают только при собранном согласии.