Таблицы и графики на слайде: что читается, а что нет

Главное ограничение: на слайде читается таблица примерно до шести строк и четырёх столбцов. Всё, что больше, с проектора не воспринимается — не потому, что мелко, а потому, что за отведённые слайду секунды глаз не успевает найти в ней нужное.

С диаграммами то же самое в другой форме: график, на котором больше четырёх линий или семи столбцов, превращается в узор. Он выглядит солидно и не сообщает ничего.

Какую диаграмму под какую задачу

Круговая диаграмма в этот список не попала намеренно. Человек плохо сравнивает углы: разница между 28% и 31% на круге не видна, на столбцах видна сразу. Круг оправдан в одном случае — когда долей две-три и разница между ними кратная.

Отдельно про трёхмерные диаграммы: они искажают пропорции — передний сегмент выглядит больше заднего при равных значениях. На слайде их не используют.

Таблица: что с ней делать, если строк двадцать

Сократить до главного. Обычно из двадцати строк слайду нужны три: лучшая, худшая и ваша. Остальное уходит в приложение или в раздатку.

Свернуть в диаграмму. Таблица показывает точные значения, диаграмма — соотношение. Если со слайда нужно понять «кто больше», это работа диаграммы.

Разбить на два слайда. Если строки логически делятся на группы, два слайда по шесть строк читаются, один на двенадцать — нет.

Оставить целиком и подсветить. Иногда объём таблицы и есть сообщение: «мы проверили сорок параметров». Тогда таблицу показывают целиком, но выделяют акцентом те две строки, о которых говорите, а остальное приглушают серым. Читатель видит и масштаб работы, и точку внимания.

Что делает таблицу читаемой помимо размера: выравнивание чисел по правому краю, одинаковое число знаков после запятой, отсутствие вертикальных линий. Сетка из линий по всем ячейкам утяжеляет таблицу и ничего не добавляет — достаточно линии под шапкой и тонких разделителей между строками.

Легенда чаще мешает

Легенда сбоку заставляет глаз ходить туда-обратно: посмотреть на цвет линии, найти его в легенде, вернуться. На слайде, который смотрят пять секунд, этого времени нет.

Вместо легенды подписывают сами элементы: название линии — прямо у её правого конца, значение — на столбце. Диаграмма из трёх линий с подписями читается мгновенно, та же диаграмма с легендой — нет.

Легенда оправдана, когда элементов много и подписать их негде. Но много элементов на слайде — уже проблема, и легенда её не решает, а маскирует.

Оси и подписи

Ось значений начинается с нуля — на столбцах обязательно. Обрезанная ось превращает разницу в 3% в разницу «вдвое», и это читается как манипуляция, даже если вы не хотели.

На линейных графиках обрезать ось допустимо, когда колебания малы относительно абсолютных величин, — но тогда это надо обозначить разрывом на оси.

Единицы — в подписи оси или в заголовке, не у каждого значения. «Выручка, млн ₽» сверху вместо «млн ₽» после каждой цифры.

Сетка — бледная или отсутствует. Её задача — помочь оценить значение, а не разлиновать слайд. Если значения подписаны прямо на элементах, сетка не нужна вовсе.

Подписи данных вместо чтения по сетке. На слайде почти всегда лучше подписать значения на столбцах: смотреть на цифру быстрее, чем измерять высоту.

Цвет в диаграмме

Самая частая ошибка — семь категорий, нарисованных семью цветами по умолчанию.

Что работает: один цвет разной насыщенности для однородных данных и акцент против серого там, где надо выделить одну категорию. Диаграмма, где все столбцы серые, а ваш — цветной, не нуждается ни в легенде, ни в объяснении.

Красный и зелёный в паре используют осторожно: примерно у 8% мужчин есть трудности с их различением. Если пара нужна, добавьте второй признак — штриховку или разную насыщенность. Подробнее про палитру — в разборе цветов.

Заголовок диаграммы

Тот же принцип, что и у заголовков слайдов: заголовок графика — вывод, а не название.

«Динамика выручки по кварталам» описывает, что нарисовано. «Выручка растёт четвёртый квартал подряд» сообщает, зачем вы это показываете. Второй вариант экономит слушателю те самые пять секунд.

Встроенный заголовок диаграммы при этом обычно отключают: заголовком служит заголовок слайда, а два заголовка подряд — лишняя строка.

Скриншоты таблиц из Excel

Отдельная категория проблем. Скриншот вставляют, чтобы не переверстывать, и получают мелкий текст, чужие шрифты, синие рамки и серый фон ячеек.

Если данные нужны на слайде — таблицу пересобирают средствами презентации. Если таблица большая и нужна целиком — её место в раздатке или приложении, где её можно прочитать с листа. Скриншот, который нельзя прочитать, не доказывает наличие данных, а показывает, что их не готовили к показу.

Что делать, когда данных действительно много

Бывает, что сокращать нечего: комиссия ждёт полную таблицу замеров, заказчик — детальную смету, руководитель — разбивку по всем филиалам.

Работающая схема — два уровня. На слайде остаётся свёрнутая картина: итоговая цифра, три ключевые строки, диаграмма соотношения. Полные данные живут рядом, но не на экране: в слайдах приложения после финального, в раздатке на листах А4, в приложенном файле.

Тогда на вопрос «а что по третьему филиалу» вы открываете нужный слайд приложения и показываете. Это производит лучшее впечатление, чем таблица на экране, которую всё равно никто не читал.

Второй приём — последовательное раскрытие. Один и тот же график показывают дважды: сначала целиком и бледно, потом с выделенным фрагментом, о котором говорите. Два слайда вместо одного, зато аудитория смотрит туда, куда нужно.

Вопросы

Сколько строк может быть в таблице на слайде

До шести строк и четырёх столбцов. Больше — либо сокращать, либо уносить в раздаточный материал.

Какую диаграмму выбрать для сравнения

Столбцы. Круговая диаграмма плохо показывает разницу: углы человек сравнивает хуже, чем длины.

Нужна ли легенда на графике

Обычно нет. Лучше подписать линии и столбцы прямо на них — глаз не будет ходить от диаграммы к легенде и обратно.

Обязательно ли начинать ось с нуля

На столбчатых диаграммах — да, иначе разница визуально преувеличивается. На линейных допустимо обрезать, обозначив разрыв оси.

Можно ли вставить скриншот таблицы из Excel

Лучше не надо: чужие шрифты, мелкий текст и рамки. Таблицу пересобирают средствами презентации, а большую уносят в приложение.