План презентации: как собрать за двадцать минут

План презентации собирается за двадцать минут в четыре шага: выгрузить тезисы — пять минут, сгруппировать — четыре, выбросить треть — пять, расставить порядок — шесть. Делается это на листе бумаги, до того как открыт редактор. На выходе — строка на каждый будущий слайд: для доклада на десять минут это дюжина строк.

Дело в цене правки. На бумаге строка стирается за секунду. В редакторе передвинуть слайд — значит передвинуть вместе с ним картинку и подписи, и чем аккуратнее слайд сделан, тем сильнее жалко его трогать. Сорок минут в PowerPoint дают три слайда с подобранным шрифтом и заголовком «Введение» — и ни одной мысли, но ощущаются они как работа.

Мешает и сетка редактора. Он встречает шаблоном «заголовок плюс пять буллетов», и мысль подгоняется под него: там, где хватило бы одной строки, появляется пять пунктов, а там, где нужны три слайда, всё ужимается в один.

Шаг первый: выгрузить тезисы — пять минут

Ставите таймер и выписываете всё, что знаете по теме, по одному тезису в строку. Не оценивая и не пытаясь сразу поставить в нужное место.

Норма — двадцать-сорок строк. Если вышло восемь, вы редактировали себя на ходу: возвращайтесь и дописывайте, включая то, что кажется очевидным и потому недостойным записи.

Единственное требование к строке: это утверждение, а не тема.

«Выручка выросла за счёт двух регионов» — тезис, с ним можно что-то делать. «Анализ выручки» — тема, то есть обещание подумать позже. Отличаются они формально: в теме нет глагола.

Повторы, спорные утверждения и явно лишнее пока остаются как есть. Вычёркивание — третий шаг, и смешивать его с выгрузкой нельзя: голова плохо умеет одновременно придумывать и отбраковывать.

С выданной темой — школьный проект или доклад к чужому семинару — первые пять минут устроены иначе. Тезисов у вас пока нет, и выписывать приходится вопросы к теме: что это, откуда взялось, кому мешает, сколько стоит, что будет дальше. Десяти хватает. Потом вы отвечаете на собственные вопросы, и ответы становятся строками плана.

Шаг второй: разложить на кучи — четыре минуты

Четыре минуты на то, чтобы сложить строки в три-пять групп. Физически это цифры на полях: напротив каждой строки — номер кучи, переписывать ничего не надо.

У каждой кучи должно быть имя, и обязательно одной фразой. «Разное» и «общая информация» именами не считаются: если название не придумывается, кучу собрало внешнее сходство, а роли в рассказе у неё нет.

Куча из одной строки — сигнал. Либо это мусор, который уедет на третьем шаге, либо начало другого доклада: мысль хорошая, но к этой теме отношения не имеет.

Больше пяти куч означает, что группировка пошла по темам. Восемь блоков слушатель не удержит, да и в регламент они не влезут — на каждый останется по минуте.

Шаг третий: выбросить треть — пять минут

Сначала — одна строка сверху листа: главное утверждение всей презентации. То единственное, что слушатель должен унести, если забудет остальное. И только после этого начинается вычёркивание.

Порядок обратный интуитивному, и в нём весь приём. Когда режешь без главной строки, критерий один — жалко или не жалко, и в живых остаётся всё. Когда строка написана, каждый тезис проверяется вопросом «работает ли он на неё», и ответ обычно находится за секунду.

Уходит примерно треть выгрузки. Вычеркнулась пятая часть — вы перечитывали, а не резали.

Вычеркнутое не стирается: строки переезжают вниз листа, под черту. Часть из них вернётся на вопросах после доклада — спрашивают обычно ровно про то, что автор счёл для доклада неважным.

Шаг четвёртый: расставить порядок — шесть минут

Шесть минут — самый долгий шаг, потому что порядок нельзя сделать наполовину.

Кучи раскладываются по одному принципу: что нужно знать, чтобы понять следующее. Не по важности, не по хронологии — только по зависимости.

Годится порядок или нет, видно по верхней куче: она отвечает на вопрос, зачем это слушателю. Если наверху оказалась история вопроса или обзор литературы, порядок неверный — такие блоки объясняют, откуда взялась тема, но не объясняют, почему её слушают сегодня.

Внутри кучи строки тоже упорядочиваются, но на это уходит меньше минуты: внутри блока последовательность обычно очевидна.

Оставшееся время — на сверку с регламентом. Строка плана равна слайду, куча равна блоку, и число строк должно укладываться во время, которое вам дали: один слайд живёт 40–60 секунд.

Титульный и финальный слайды в эти числа не входят: мыслей они не несут, поэтому строками плана не становятся. Восемнадцать строк на семиминутный доклад дешевле обнаружить здесь, чем после вёрстки.

Строки, написанные утверждениями, на этом же шаге превращаются в заголовки слайдов почти без правки — ради этого на первом шаге и требовался глагол.

Если материал не складывается

Ломается процедура в четырёх местах, и каждая поломка что-то сообщает о материале.

Тезисов вышло меньше десяти

Материала нет. План не создаёт содержание, он его раскладывает, поэтому раскладывать пока нечего: пять минут выгрузки честно показали, что источники ещё не дочитаны, а цифры не посчитаны.

Кучи не называются одной фразой

Обычно это значит, что докладов два. Тема разъехалась, и в ней теперь два разных утверждения, каждое со своими доказательствами.

Выбирайте то, ради которого вас позвали. Подсказку даёт сама постановка задачи: формулировка, которой тему выдали, указывает на нужную половину. Вторая уедет под черту и, возможно, станет отдельным выступлением — материал на неё уже собран, и это единственный случай, когда двадцать минут приносят сразу два плана.

Все строки оказались темами

Вы знаете, о чём будете говорить, но ещё не знаете, что скажете. Выводов нет, и план собирать рано: из тем получается оглавление, а оглавление ничего не держит. План этого не чинит — сначала посчитать и сравнить, потом сказать, что из этого вышло.

Главное утверждение не пишется одной строкой

Значит, оно не сформулировано и в голове — бумага тут ни при чём. Помогает дописать фразу: «После доклада слушатель должен понять, что…». Если вместо окончания получается перечисление, вернитесь на шаг назад: главная строка вырастает из куч. Из желания сказать всё сразу не вырастает ничего.

«План презентации» и слайд «План выступления»

Слова совпадают, вещи разные. План презентации — рабочий документ автора: двенадцать строк на листе, которые никто, кроме вас, не увидит. Слайд «План выступления» — оглавление на экране, его видит зал.

Путаница обходится дорого: человек ищет, как составить план, находит совет поставить вторым слайдом оглавление и считает работу сделанной. Между тем оглавление в коротком докладе — слайд, который только кажется обязательным, а план на бумаге нужен всегда, даже когда его негде показать.

Как выглядит готовый план

Доклад руководителю на десять минут, тема — перевести доставку на собственный склад. После четырёх шагов на листе остаётся вот это.

Главное утверждение. Свой склад окупается за четырнадцать месяцев и снимает срывы сроков в сезон.

Зачем это сейчас

1. В ноябре и декабре подрядчик срывает каждую четвёртую отгрузку.
2. Два крупных клиента написали претензии, один расторг договор.

Что предлагается

1. Арендовать помещение на 600 м² и нанять четырёх кладовщиков.
2. Переносить только сезонные позиции — треть номенклатуры, остальное остаётся у подрядчика.

Почему это сработает

1. Подрядчик стоит 4,2 млн в год, свой склад со всеми зарплатами — 2,9 млн.
2. Сборка заказа падает с двух дней до шести часов.
3. У производства такой склад уже есть, схема обкатана на нём.
4. Риск простоя в низкий сезон закрывается субарендой.

Что получится

1. Окупаемость — четырнадцать месяцев при текущих объёмах.
2. Претензии по срокам уходят с первого сезона.

Что нужно от руководителя

1. Решение по аренде до пятнадцатого числа, дальше площадка уйдёт.
2. Бюджет на запуск — 1,5 млн: стеллажи и погрузчик.

Двенадцать строк — это двенадцать слайдов плюс титульный и финальный, то есть ровно тот объём, который влезает в десять минут. Третья куча вдвое больше остальных, и пропорция нормальная: именно в ней слушатель ищет основания согласиться.

Числа в строках держатся друг за друга, и это стоит проверить на бумаге: экономия — 1,3 млн в год, запуск — 1,5 млн, отсюда и четырнадцать месяцев в главном утверждении. Руководитель считает такое в уме на второй минуте, а несходящийся план после этого не спасает никакое оформление.

Лист показывают руководителю или научному руководителю до того, как сделан хоть один слайд. Смысл показа не в одобрении: пока перед человеком строки, замечания приходят по содержанию — «седьмая лишняя», «здесь нужна цифра». Как только те же мысли лежат на свёрстанных слайдах, замечания переезжают на шрифт и картинки, потому что спорить с оформлением легче, чем с утверждением.

Ещё этот лист переживёт саму презентацию. Через полгода, когда тему попросят рассказать другой аудитории, двенадцать строк переставляются за пять минут, а свёрстанные слайды приходится собирать заново.

Сборку после этого можно отдать машине: Slidix соберёт из такого списка утверждений презентацию с текстом, фотографиями и оформлением и отдаст её в PPTX и PDF. Двадцать минут с листом бумаги это не отменяет — просто на вход тогда уходит готовый костяк, и спорить с результатом приходится меньше.

Вопросы

Как составить план презентации

Выписать тезисы по одному в строку — пять минут, разложить на три-пять групп — четыре, написать главное утверждение и вычеркнуть треть — пять, расставить группы по зависимости — шесть. Двадцать минут целиком, до открытия редактора.

Что писать в плане презентации

Утверждения, по одному на будущий слайд, плюс главную строку сверху листа. «Выручка выросла за счёт двух регионов» — строка плана, «анализ выручки» — ещё нет.

Сколько времени занимает составление плана

Двадцать минут, если материал уже собран. Когда уходит больше часа, дело обычно не в плане: либо тезисов набралось меньше десяти, либо тем в презентации оказалось две.

Нужно ли составлять план, если тему выдали

Да, но выгрузка начинается с десяти вопросов к теме: что это, откуда взялось, кому мешает, сколько стоит. Ответы на них и становятся строками плана.

Обязателен ли слайд «План выступления»

Почти никогда. Полезен он ровно там, где по деке листают: в длинном выступлении и в файле, который читают без докладчика. Плана на бумаге это не отменяет — тот нужен и тогда, когда показывать его негде.