Как сократить презентацию вдвое

Двадцать четыре слайда и семнадцать минут на прогоне с секундомером при регламенте в десять. До защиты два дня. Дальше обычно происходит одно и то же: восемь слайдов уходят в корзину, а второй прогон даёт пятнадцать минут вместо семнадцати.

Резать надо тезисы, а не слайды. Длительность выступления держит число мыслей, которые произносятся вслух; число кадров на экране влияет на неё слабо. Восемь удалённых слайдов, чьё содержимое переехало к соседям, не сокращают ничего: на каждого соседа теперь уходит вдвое больше времени, и сумма остаётся прежней. Вдвое короче становится та дека, из которой ушла половина утверждений.

Отсюда арифметика, которую можно проделать до открытия файла. Заголовки всех слайдов выписываются в столбик — получается список утверждений, по одному на строку. В этом списке вычёркивается столько строк, сколько требует регламент: семнадцать минут против десяти означают минус сорок процентов мыслей. Дальше по деке идут три прохода, у каждого свой инструмент.

Проход первый: на весу

Первый проход идёт в режиме сортировщика слайдов, где вся дека видна миниатюрами сразу. Открывать слайды нельзя. Стоит развернуть один на весь экран, включается память о том, сколько вечера ушло на эту диаграмму, и рука не поднимается.

Судят по одному заголовку. Заголовок, который ничего не сообщает о содержимом, — сам по себе диагноз, и лечится он до всякого сокращения: как из названия раздела сделать заголовок-утверждение, разобрано отдельно.

Второе правило прохода — не удалять. Пометить: цветом или перетаскиванием в хвост файла. Удаляют одним движением в самом конце, когда размечен весь список. При удалении по одному каждый слайд обсуждается сам с собой, и к пятому становится жалко.

Легче всего уходят два типа — слайд без утверждения в заголовке и один тезис, показанный подряд и таблицей, и графиком; оба разобраны там, где считается нужное число слайдов по регламенту. Дальше начинается трудное: кадры, каждый из которых по отдельности выглядит осмысленным.

«Для полноты картины»

Слайд, который автор объясняет фразой «ну, без него будет неполно». Формулировка выдаёт себя сама: полнота — свойство отчёта. Доклад на десять минут полным не бывает по устройству жанра, он бывает понятным.

Узнаются такие слайды по обзорным заголовкам — «Существующие подходы», «Мировой опыт» — и по тому, что дальше по деке из них ничего не следует.

Выясняется это за полминуты: убрать слайд мысленно и прочитать соседей. Если шов не чувствуется, слайда там и не было.

Слайд ради одного возможного вопроса

Расчёт, который спросят, если спросят. Таблица с сырыми данными. Схема установки. Ничего из этого не выбрасывается: всё переезжает за финальный слайд, в приложение. В регламент оно не считается, и отвечать на вопрос «как именно вы считали» готовым слайдом убедительнее, чем на словах.

Отличить их просто: в докладе содержимое такого слайда произносится одной фразой. «Выборка — 340 человек, метод описан в третьей главе» — фраза сказана, отдельный кадр под неё не нужен, но лежит наготове.

Слайд короче пятнадцати секунд

Здесь нужен прогон с секундомером, поэтому первый проход ставят после репетиции. Слайд, на котором докладчик не задержался, зритель прочитать не успел — взгляд ещё идёт к экрану, а там уже следующий кадр. Времени такие слайды не экономят: смена изображения забирает у зала пару секунд внимания, и уносит он с неё ноль. Фраза с такого кадра уходит в заголовок соседнего — отдельного слайда ради одной фразы не бывает, бывает фраза, которой место в чужом заголовке.

Второй пример того же самого

Два кейса, доказывающих один тезис, — это один кейс и страховка. Страховка работает в тексте, который читают молча. В выступлении второй пример добавляет минуту и ноль убедительности: зал согласился ещё на первом.

Оставляют тот, что ближе к аудитории: свой случай сильнее чужого, прошлогодний — давнего. Второй уезжает в приложение: пригодится, если спросят, воспроизводится ли результат на другом объекте.

Проход второй: склейка

После первой разметки дека обычно теряет четверть. Вторая четверть берётся склейкой: два кадра, несущие одно рассуждение, сводятся в один без потери смысла.

У склейки одно условие, и соблюдать его труднее, чем сформулировать. Склейка экономит время только тогда, когда после неё говорят меньше. Два слайда по сорок секунд, сведённые в один, по которому говорят восемьдесят, дают ровно ноль. Порог здесь строже общего: обычный слайд терпит до двух минут, склеенный — полторы, дальше его разбирают обратно и режут содержимое.

Без потерь сходятся четыре пары.

«Что сделали» и «что получилось»

Самая частая склейка в отчётах и защитах. Действие и его результат — одно утверждение, разорванное надвое из вежливости к процессу. Слева столбец действий, справа — что изменилось. Заголовок при этом формулируется по результату — «Согласование сократилось с одиннадцати дней до трёх» вместо «Оптимизации процесса согласования».

Сошлись слайды или нет, видно по заголовку: если он формулируется одной фразой, пара была одним утверждением. Если распадается на «сделали то-то, и получилось то-то», это по-прежнему два слайда, просто набранные мельче.

«Проблема» и «её масштаб»

«Заявки теряются» и «теряется 40% заявок» — это не два слайда, это одна фраза с цифрой. Масштаб без проблемы непонятен, проблема без масштаба неубедительна. Отдельный кадр под масштаб оправдан один раз за презентацию — когда ради числа стоит остановиться и выдержать паузу.

Два графика по одной метрике

Динамика выручки по месяцам и она же по кварталам — один график. Разбивка по регионам и та же разбивка в долях — один график. Второе представление имеет смысл, когда оно отвечает на другой вопрос; если вопрос тот же, а меняется только вид, остаётся тот, который читается без объяснений. Выбор между таблицей и диаграммой для уцелевшего графика решается отдельно.

Титульная цифра и её расшифровка

Слайд с одним крупным числом и следом за ним слайд, где это число разложено по составляющим. Приём сильный, но в жёстком регламенте он стоит сорок секунд паузы. Число переносится в заголовок расшифровки: эффект слабее, времени вдвое меньше.

Не склеиваются кадры из разных блоков деки. Контекст и результат рядом на одном слайде читаются как случайное соседство: зритель ищет между ними связь, которой нет, и теряет обе мысли.

Проход третий: внутри слайда

Третий проход — по тексту на уцелевших слайдах, и он идёт последним не по важности, а из экономии: половина вычищенных абзацев уехала бы в корзину вместе со своим кадром.

Регламент этот проход почти не трогает. Снятие канцелярита и превращение предложений в пункты меняют не длительность доклада, а нагрузку на зал: слушатель перестаёт читать слайд параллельно с докладчиком. Сами приёмы собраны там, где считается, сколько текста помещается на слайд.

Начинают не с мелочей, а с заголовков: их читают первыми и правят быстрее всего, следом идут списки под ними. Подписи к осям и сноски трогают последними — до них на прогоне обычно не доходит вовсе.

Побочный эффект этого прохода иногда и есть главный. Чистый слайд просматривается насквозь: если под заголовком-утверждением остались два пункта, которые его пересказывают другими словами, кадр схлопывается сам, и дека теряет ещё одну позицию без всяких критериев.

Что режут напрасно

Правка идёт сверху вниз и за один заход, поэтому страдает конец: к последним слайдам внимание автора кончается, а времени остаётся меньше всего. Под нож идут три вещи, которых сокращение касаться не должно.

Выводы. До них добираются уставшими, и в этом вся причина. Выводы — единственная часть доклада, которую запоминают дословно. Презентация без них заканчивается фразой «вот, собственно, и всё», после чего комиссия формулирует вывод самостоятельно, обычно не тот.

Графики. Диаграмму заменяют текстовым списком из тех же чисел, считая, что так компактнее. Список занимает столько же места и столько же времени, но складывать картину заставляет зал. Если график действительно лишний, его удаляют вместе с тезисом, который он доказывал; половинчатая замена ухудшает обе стороны.

Единственный живой пример. Конкретная история — то немногое, что зал способен воспроизвести через неделю. На фоне цифр она выглядит необязательной и уходит первой. Доклад после этого становится короче ровно на ту минуту, ради которой его и слушали.

Режут вместо этого то, что сокращается без потерь. Методика уезжает в приложение целиком. История вопроса сжимается в одну устную фразу, а блок «о нас» снимается заодно со слайдом про этапы работы. Общий признак у них один: все они про то, как работа шла, и молчат о том, чем она кончилась.

Где остановиться

Критерий строже, чем кажется: прогон должен укладываться в регламент минус десять процентов. Десятиминутный доклад репетируется до девяти минут. Запас уходит на то, что на публике темп сбивается, кто-то перебивает вопросом, проектор не сразу находит второй экран. Дека, дающая на репетиции ровно десять, на защите даст двенадцать, и последний слайд придётся проговаривать под реплику «время, заканчивайте».

Ужатая дека почти всегда сильнее исходной, и длина тут ни при чём. Сокращение — единственный момент, когда автор расставляет собственные утверждения по важности: при первой сборке их добавляют по мере того, как они приходят в голову, и сильный тезис оказывается девятнадцатым.

Когда сокращать уже нечего, а регламент всё равно не сходится, дека пересобирается под новое число слайдов с нуля — и это быстрее, чем кажется. Slidix собирает презентацию по теме или по готовому тексту сразу на заданное число слайдов и выгружает в PPTX и PDF. Править её можно в браузере, не открывая PowerPoint. План на нужное число слайдов составляется бесплатно, сборку открывает недельный START и знак Slidix на слайдах остаётся; скачивание и снятие знака открываются на тарифе STANDARD за 199 ₽ в месяц.

Вопросы

Что делать, если в презентации слишком много слайдов

Выписать заголовки всех слайдов в столбик и вычеркнуть лишние утверждения. Единица сокращения — мысль: удаление слайда, чьё содержимое переехало к соседям, время выступления не сокращает.

Сколько слайдов должно остаться после сокращения

Столько, сколько влезает в регламент из расчёта 40–60 секунд на слайд: на десять минут — 10–15 содержательных, титул и финальный в счёт не идут.

Какие слайды убирать первыми

Те, чей заголовок не содержит утверждения, добавленные «для полноты картины» и занявшие на прогоне меньше пятнадцати секунд. Расчёты и сырые данные не удаляют — они переезжают в приложение после финального слайда.

Можно ли сократить презентацию, объединив слайды по два

Только если после объединения говорят меньше. Склеенный слайд, на который уходит больше полутора минут, разбирают обратно: он экономит кадры, но не время.

Когда останавливаться

Когда прогон вслух укладывается в регламент минус десять процентов. Ровное попадание в регламент на репетиции на публике превращается в перебор на две-три минуты.